¿Para que hacemos una presentación? ¿Para comunicar? ¿Para transmitir? Bien, puede ser, pero cada presentación tiene un fin mucho más concreto. Una presentación comercial tiene como fin conseguir una venta, o pasar al siguiente paso del proceso comercial, arrancar una demo, una prueba del producto, generar un interés. Una presentación en un evento promocional puede tener como objetivo que conozcan mi empresa mejor, que conozcan un producto, que salgan de alli pidiendo acceso al mismo o simplemente generar imagen de marca. La construcción correcta de la estructura de la presentación, nos permitirá organizar los mensajes, administrar mejor el tiempo y transmitir orden en el mensaje.
Si no tenemos claro el objetivo de nuestra presentación, fracasaremos creando la estructura de la presentación
Por lo tanto, si comenzamos nuestra presentación abriendo el Powerpoint o Keynote y viendo esto:
Y vamos poniendo slides con textos sobre lo que queremos decir en cada una, sin saber a donde vamos, es muy posible que fracasemos en crear la estructura correcta. Ved la estructura como un camino, una escalera que nos lleva hasta donde queremos llegar. Esa escalera es lo que necesitan los cerebros de nuestra audiencia pra ir construyendo el mensaje que les convenza de lo que queremos transmitir.
Cuando empezamos con el Powerpoint lo primero, estamos olvidándonos del objetivo y simplemente estamos «echando a andar» sin saber si llegaremos.
Cuando recibo emails de gente que necesita ayuda, casi todas tienen el mismo problema. Se pusieron a crear la presentación, y cuando le han echado ya muchas horas, ven que eso no tiene ni pies ni cabeza y quieres hacer algo mejor. Ven que estan llegando al final de la presentación pero no están logrando el objetivo. Simplemente han dicho «muchas cosas», con sentido cada una, seguro, pero sin un objetivo claro.
La próxima vez que tengas una presentacion importante, haz el esquema de trabajo siguiente:
1.- Define tus objetivos
Puede ser uno, dos o tres. Recuerda que tu audiencia no va a recordar mas de 3 o 4 mensajes de tu presentacion, asi que no te esfuerces en conseguir muchas cosas en una misma sesión.
Estos objetivos no tienen que ser todos del tipo «que recuerden esto, o aprendan aquello». Tambien un objetivo es la accion que quieres que hagan al salir de tu presentacion. Lo que llamamos normalmente un «Call to Action» (que entren en la web, que compren un producto, que envien un email, que pidan mas información, generar ruido en redes sociales, etc…).
2.- Divide tus objetivos en mensajes
Como si de un proceso jerárquico se tratara. Centrate en cada uno de esos objetivos y desgranalo en 2 o 3 mensajes. Esto te servirá para poder generar tus slides mucho mas fácil y rápido y sin perder el foco de lo que quieres decir y transmitir, sin incluir información superflua que te haga perder tiempo o te de vias para irte por las ramas.
Es muy util tener una pizarra a mano, o por lo menos hacerlo de forma gráfica, dividiendo jerarquicamente en un proceso top-down. De los objetivos, bajaremos a los mensajes necesarios para cumplir/convencer de esos objetivos. De los mensajes bajaremos a los contenidos a transmitir (que contruyen cada mensaje) y ahi estaremos muy cerca ya de las slides que vamos a utilizar.
Logicamente, mayor numero de objetivos….mayor cantidad de slides, asi que vigila el tiempo asignado. No vayas a una reunion o ponencia con demasiados objetivos para un tiempo ridiculo.
3.- Dota a tu presentación de un hilo conductor que te permita construir el mensaje final
Piensa como pensaría un miembro de tu audiencia. Tienes que ir construyendo en su mente, de forma cristalina, el camino hacia el mensaje que quieres transmitir. Si tu objetivo final es que tenga el convencimiento de que tu empresa es la mejor candidata para este proyecto, se lo tendrás que demostrar a final, no al principio, aburriendole con los mas de 2000 trabajadores que poseeis, las cifras de ventas del año pasado, las certificaciones que poseeis, etc… eso dejalo para mas tarde. Primero tiene que comprarte a ti y tu tienes que venderte.
Un mensaje como ese tiene que ir dotado de credibilidad, de demostrar que conoces el entorno y el mercado, que teneis experiencia con otros proyectos, que conoceis el proyecto actual, y que encajais perfectamente en su propuesta, para al final, darle el broche de oro comentando que además de todo esto, la empresa tiene muchos clientes, facturacion, es solida, etc… y todo el «bla bla bla» de datos que tengas que dar (pero no te pases de una o dos slides, se te dormirán si no).
Piensa siempre esto: «Si yo fuera la audiencia…¿me convencería?»
Queda claro que «empezar desde el final», desde los objetivos, y caminar hacia atrás, es una practica mucho mejor que empezar en un lienzo en blanco sin saber a donde ir.
En posteriores posts sobre este tema daré el siguiente paso. Hoy hemos visto la importancia de empezar por el final, extraer los objetivos, pasar de los objetivos a los mensajes….en sucesivos posts bajaremos ese nivel aun mas, para crear los bloques de información en la presentación y como enlazarlos.