La trilogía de las presentaciones – Slides, Comentarios y Handouts

Cuando las personas incorporan demasiada información en las slides es porque creen que es importante transmitirla y ese es el mejor sitio. En realidad no. Que se nos quede esto grabado en la mente: «El Powerpoint en un soporte grafico de apoyo en las presentaciones» al igual que puede ser un FlipChart, una pizarra, unas fotocopias o un cuaderno un boli y mucha destreza, rapidez y creatividad.

En realidad disponemos de varias herramientas para distribuir dicha información asociada a una presentación pero siempre se suelen usar mal y el efecto final ya lo conocemos.

Los diferentes softwares de diseño de presentaciones nos proporcionan siempre con 3 elementos donde colocar diferentes tipos de información.

Por un lado tenemos las slides donde la naturaleza de la información tiene que ser eminentemente gráfica, el texto debe ser grande para que se pueda ver desde cualquier punto de la sala (mínimo 26-30 puntos) y debe de englobar una idea por slide. Estos conceptos ya los hemos comentado en anteriores posts.

Por supuesto que esa idea queremos desarrollarla y puede que estemos hablando, en este caso de la estructura de una consola de reputación online, durante 5 minutos si es necesario. Pero eso no quiere decir que tengamos que poner los 5 minutos de palabras en la slide ni que tengamos que poner todos los pequeños puntos de informacion en ella.

Para eso están las áreas de comentarios, en las cuales, al incluir la informacion, la añadimos a la slide, nos sirve para seguir el hilo de la presentacion en caso de quedarnos en blanco, no olvidarnos nada importante, etc.. pero lo mas importante es lo que permite a la audiencia. Cuando esa presentación es enviada por email, los comentarios van unidos a ella.

¿Qué es un handout? En realidad es la versión imprimible de la presentación en la que se asocia una slide con sus comentarios. Personalmente no soy partidario de entregar nada en una presentación, ni una copia de las slides ni de los handouts, más que nada porque la audiencia pierde el foco de lo que dices y se ponen a leer por delante las slides que vienen a ver lo que vas a decir. Yo prefiero anunciar que se entregará un handout de la presentación con la transcripción de las slides y sus comentarios al finalizar la misma. De esta forma la gente no está tomando apuntes constantemente y se enfocan realmente en la presentación.