Llevas días preparando y diseñando la presentacion. La has ensayado hasta que recorren por tus venas las slides, los comentarios de humor, las pausas. Tu traje está inmaculado. El ordenador, proyector, control remoto, todo está en su sitio. Comienzas tu presentacion, la audiencia está reaccionando bien a tu mensaje y……de repente……lo peor que te podia ocurrir, ocurre en ese mismo instante…..
- Se funde el proyector
- El «Decision maker» abandona la sala
- Se cuelga el ordenador
- Comienza un ruido ensordecedor en la sala de al lado
- Alguien o algo te mancha la camisa
- Tu presentacion se desordena
Cuando una situación de este estilo ocurre, normalmente intentamos solucionarla, pensamos en postponer la reunion, y siempre olvidamos que lo más importante en una presentacion es la audiencia. Ni nosotros, ni la presentacion, ni la sala. Mientras la audiencia recoja lo que han venido a captar, el mensaje, la presentacion será todo un éxito.
Por tanto, vamos a ver que hacer en cada uno de estos casos:
Problemas técnicos: Se funde el proyector
Si el proyector pasa a mejor vida (las lámparas de un proyector tienen una vida, lo sabias, ¿no?) date cuenta que lo único que has perdido es la visualizaciñon en grande de tus slides. Si estás en una sala pequeña, sientate cerca de ellos y continúa con tu ordenador. Si estas en una conferencia, continua sin las slides, apoyate en dibujos que puedas realizar en una pizarra, o en un flipchart, y promete que les mandarás las slides a posteriori.
Si tu presentación ha sido bien preparada y ensayada no deberia depender de tus slides, sino de tus habilidades para transmitir.
El «Decision maker» abandona la sala
He llegado a ver a gente que ha parado la presentación diciendo «Bueno, esperamos a que vuelva ¿no?». ¿Qué les estás diciendo al resto de los asistentes? Pues que no son importantes, y a continuación les perderás para siempre.
Continúa, siempre, y si esa persona importante vuelve a la habitación, haz un breve resumen rápido de loq ue se ha perdido y continua de nuevo. Seguro que tu audiencia, la restante, lo agradece.
Se cuelga el ordenador
Keep calm. Manten la calma. Es el fallo que más veces puede ocurrir. Pero es muy importante que lleves un backup de tus slides, tanto en un USB como en la nube en servicios de almacenamiento como Dropbox o SkyDrive. No está de más, si la presentación no es de muchas slides, que lleves una copia impresa y puedas continuar apoyandote en una pizarra, papel y boli o en un flipchart.
Nunca, nunca, nunca postpongas la presentación. Quien sabe si tendrás una segunda oportunidad.
Comienza un ruido ensordecedor en la sala de al lado
Usalo como parte del humor que puedes transmitir para hacer a tu audiencia complice en tus esfuerzos por transmitir una serie de mensajes. Volvemos al «Show must go on». Nunca pares o canceles la presentación a no ser que sea imposible realizarla.
Alguien o algo te mancha la camisa
Sigue con tu calma digna de un maestro shaolin. Se fijarán en tu mancha, si, seguro, pero no durará eternamente. Úsalo como parte del humor que puedes utilizar. Usalo en tu beneficio.
Tu presentacion se desordena
No pasa nada (si que pasa, algo has hecho mal, pero no lo digas). Pide 1 minuto para reordenar las slides, pero recuerda apagar el proyector mientras lo haces. No tienen que verte trabajando en tu powerpoint.
La audiencia que tienes delante seguro que han estado en otras situaciones similares o incluso puede que les haya pasado a ellos mismos. Simpatizarán contigo seguro.
Con sentido comun sobre la situacion y mucha eduación, les pedirás un minuto para adecuar los medios disponibles a la nueva situación para continuar la presentacion. Puedes usar frases como: «Si me dan un minuto para recomponerme….prometo que se lo devuelvo a la salida».
En ese momento, si se nos ha roto el portatil o el proyector adecuaremos los medios disponibles, pizarra, laptop, monitor suplementario, flipchart etc…. Si el medio de presentacion es ahora mas pequeño, nos acercaremos mas a la audiencia y si es necesario haremos la presentacion sentados. Y tienes algo ganado: de esta presentación se acuerdan seguro !!
Por ultimo, siempre hay que continuar a no ser de que la situación sea de gravedad y tu propia audiencia te pida, con razones serias, que se posponga la presentación. Si no, cuanto antes continúes, antes comiences a hablar y antes te adaptes a la nueva situación, antes te sentirás cómodo de nuevo y antes serás capaz de transmitir tu mensaje.
La audiencia es la clave. Si se sienten comodos contigo, abriran su mente y recordarán tus mensajes.